Business Process Improvement

Met de term Business Process Improvement verwijzen we naar ontwikkelingen binnen bedrijfsprocessen. Elk bedrijfsproces wordt uitgevoerd om uw bedrijfsdoelstellingen te realiseren. Goedlopende bedrijfsprocessen zijn de essentie van uw bedrijf.

Dat zich binnen de complexe samenhang van de bedrijfsprocessen problemen voordoen is niets nieuws en iets waar elk bedrijf mee te maken heeft.

Het goede nieuws is dat in diezelfde bedrijfsprocessen ook de oplossingen ter verbetering en verandering liggen. Om daar te komen heeft ProjectsOne een gestructureerde aanpak, op basis van een met cijfers onderbouwd onderzoek.

1. Quick Scan

ProjectsOne start met een vooronderzoek in uw organisatie. U hebt aangegeven een specifiek probleem ter hand te willen laten nemen of een algehele check uit te laten voeren naar mogelijkheden tot verbetering van uw bedrijfsvoering.

In beide gevallen voert ProjectsOne voor u een Quick Scan uit, welke aangeeft wat de mogelijkheden zijn om tot besparingen, extra marge en kwaliteitsverbetering te komen. Indien er voldoende mogelijkheden zijn, kunt u besluiten tot het laten uitvoeren van een diepgaand onderzoek.

2. Onderzoek

Op basis van de Quick Scan worden één of meerdere kansen tot verbetering uitgewerkt tot een kant en klaar advies met een onderbouwde Business Case.

Het onderzoek vindt plaats volgens een specifiek stappenplan:

1. Definieer het probleem in meetbare termen (met cijfers en feiten)
2. Stel een betrouwbare meetmethode op en meet de betreffende processen
3. Analyseer de uitkomsten met behulp van statistiek
4. Stel de statistische werking van het proces vast en bereken de optimale condities
5. Zet de statistische oplossingen om naar de praktische en toepasbare verbetermaatregelen
6. Vat de verbetermaatregelen samen in een business case met kosten en baten

Op basis van de onderbouwde business case wordt door u besloten over de implementatie.

3. Business Case

De uitkomsten van het onderzoek bevatten maatregelen ter reductie van kosten en verhoging van kwaliteit en winstgevendheid. De kosten en risico's van de implementatie worden in de Business Case afgewogen tegen de aangetoonde baten. Uw controller of financieel directeur heeft hierin een hoofdrol.

De implementatie kan plaatsvinden met projectmanagement en coaching door ProjectsOne.

4. Implementatie

De Business Case verschaft de basis tot het opzetten van een Project Plan. In dit plan zijn zaken zoals doelstellingen, resultaten, planning, besturing, rapportage en risico's beschreven. De verbetermaatregelen worden volgens de planning geïmplementeerd. Met uw goedkeuring op het eindresultaat volgt de oplevering van het project.

Onze betrokkenheid tijdens de implementatie is essentieel, een waarborg om de resultaten te kunnen volgen in relatie tot de Business Case. Deze betrokkenheid kan op verschillende manieren worden ingevuld:

• Projectmanagement
• Kwaliteitsborging
• Management begeleiding
• Coaching

ProjectsOne levert de kennis en kunde daar waar u dat nodig heeft.

5. Verankering

Daar waar processen zijn veranderd, dient aandacht aan de medewerkers te worden besteed, die de veranderingen in de praktijk meemaken.

Hiervoor is coaching beschikbaar op drie niveaus (organisatiebegeleiding):

1. Management: nieuwe wijze van besturen met verbeterde informatievoorziening
2. Groep: nieuwe werkwijze in teams aangepast op verbeterde processen
3. Individu: nieuwe rol in het verbeterde proces

Een lerende organisatie draagt haar medewerkers en wórdt door hen gedragen. Fouten maken mag en er van leren moet. Het valt vaak niet mee, om niet terug te vallen in oude patronen en gewoonten.

• Het vraagt om gedegen inzicht in de totstandkoming van verandering
• Het vraagt van het management een voorbeeldfunctie richting medewerkers
• Van de medewerkers vraagt het evenzeer betrokkenheid, zelfsturing en inspiratie

Voor het creëren van een verandering naar de lerende organisatie is coaching en begeleiding onontbeerlijk. Overleg, verhogen van kennis, mobiliteit en zelfsturing spelen een voorname rol. Directie én medewerkers kunnen zich met een lerende organisatie identificeren. Mensen voelen inspiratie en zijn trots dat zij bij de organisatie werken.

Meer weten?

De eerste stap naar Business Process Improvement neemt u door contact op te nemen met ProjectsOne. U bent van harte welkom voor een kosteloos en vrijblijvend oriënterend gesprek.

Bekijk hier onze Business Process Improvement brochure.